A maneira como nos apresentamos é fundamental para construir relações com as pessoas que estão a nossa volta. E isso envolve a maneira de se vestir, o tom de voz ao falar e o jeito de se expressar corporalmente. Todos esses fatores vão fazendo com que o outro forme uma imagem mental de nós. É a partir dessa imagem que a afinidade irá ou não se estabelecer.
Aí você pode estar pensando, estou lendo o texto errado. O que isso tem a ver com kit de papelaria para minha empresa? Pode ter certeza de que tem tudo a ver. Afinal, os materiais do kit de papelaria irão se relacionar com seu cliente e potenciais clientes e podem ou não ajudar a criar uma imagem positiva do seu negócio.
Pense bem. Receber uma proposta de orçamento em papel timbrado passa muito mais confiança do que recebê-la em um papel comum ou no corpo de e-mail. É preciso ter muito cuidado com essas pequenas coisas porque elas são capazes de promover grandes transformações no seu negócio.
Vamos lá. Quais são os itens desse kit de papelaria que eu devo ter na minha empresa? Aqui irei elencar os mais tradicionais e que valem para qualquer segmento. Nada impede que você possa acrescentar novos itens a partir das necessidades específicas do seu negócio.
1. Cartão de visita
Vamos começar com o item mais importante de todos. Mesmo com um mundo cada vez mais digital, o bom e velho cartão de visita de papel continua sendo a forma mais rápida e eficiente de comunicação e prospecção da sua empresa. Um cartão de visita de qualidade vai causar uma ótima primeira impressão sobre você e sobre sua empresa. É uma ferramenta que quando bem explorada traz resultados impressionantes.
Quando utilizar
A todo momento e em qualquer lugar. Tenha sempre cartões de visita com você, inclusive nos finais de semana e até nas viagens de férias. Nunca se sabe onde e quando pode surgir uma boa oportunidade. E, por favor, não economize. Cartão de visita foi feito para circular. Bateu um papo com alguém, não custa nada deixar um cartãozinho.
Dica
A norma ISO recomenda que a medida do cartão de visita seja de 9x5cm. Porém, nada impede que você pense em um formato diferente, desde que seja pertinente com o seu negócio. Um dos cartões de visita mais famosos do mundo, por exemplo, tem o formato de um mini ralador de queijo e é de um empório de Curitiba.
2. Envelopes
Ter envelopes personalizados com a marca e endereço da sua empresa, além de fazer você economizar um tempo sem ter que preencher os dados do remetente, também demonstra o profissionalismo do seu negócio. Além do que, é sempre bom ter a oportunidade de colocar sua marca sobre a mesa de outras empresas.
Quando utilizar
Os envelopes devem ser utilizados nas situações em que seja necessário enviar um documento ou correspondência da sua empresa para um terceiro. Não se limite a usar apenas para os clientes, use para fornecedores, parceiros e até para os funcionários.
Dica
Existem vários formatos de envelopes, mas é importante que sua empresa tenha pelo menos dois deles, o A4, onde cabe uma folha de A4 sem dobrar; e o envelope ofício, onde é possível colocar uma folha A4 dobrada em três partes iguais.
3. Papel timbrado
O papel timbrado confere a credibilidade e o profissionalismo que algumas ocasiões pedem. Ele deve ter um layout bastante exclusivo e uma formatação gráfica que represente claramente o posicionamento da empresa. Além do logotipo, não esqueça de acrescentar dados de contato como telefone, e-mail e site.
Quando utilizar
Tenha ao lado da impressora dois tipos de folhas A4, um inteiro branco e o outro timbrado. Use o papel timbrado para imprimir documentos oficiais como propostas de orçamento, documentos, cartas e memorandos. Para os trabalhos do dia a dia e para uso próprio, use a folhas em branco que são mais em conta do que as timbradas.
Dica
Utilize elementos com cores para deixar o material mais personalizado e atraente. Mas não esqueça de preservar uma boa área para o texto que será impresso nele. Se for utilizar marca d’água, ela precisa ser bem sutil e facilitar o contraste com a tinta preta.
4. Pasta personalizada
Você não imagina como uma simples pasta de papel personalizada pode fazer tanta falta para a sua empresa. Sobre tudo para o departamento comercial e para suas reuniões de prospecção. Você imprime um orçamento ou planejamento e simplesmente não sabe onde colocá-lo para entregar. É por isso que você precisa ter sempre em mãos uma pasta personalizada com a marca da sua empresa.
Quando utilizar
Sempre que for visitar um cliente, leve uma pasta comercial com você. Mesmo que você não tenha nada para entregar, leve alguns papeis seus dentro da pasta. É mais uma maneira de exibir e consolidar a marca da sua empresa para o cliente. É uma atitude simples, mas que faz toda a diferença.
Dica
O formato externo de uma pasta, normalmente, é sempre o mesmo. Entretanto, a parte interna pode apresentar formatos diferentes. A mais simples não tem nenhum tipo de estrutura. Outras podem incluir uma bolsa para acomodar as folhas. E existem modelos que, além da bolsa, vêm com dois pequenos cortes para acoplar um cartão de visita. Na hora de solicitar uma proposta no site da Tratativa, especifique para o fornecedor qual modelo você precisa.
5. Folder institucional
Como você vai lançar sua empresa no mercado, é natural que os seus clientes em potencial não saibam nada sobre ela. Por isso, um folder institucional com apresentação dos produtos ou serviços pode ser muito importante nesse momento inicial. Pesquise, veja referências dos concorrentes e decida qual é melhor formato de folder institucional da sua empresa.
Quando utilizar
O folder institucional é um material para ser entregue em todas as reuniões ou encontros informais de prospecção de cliente. Tenha alguns na sua maleta e no carro para situações imprevistas.
Dica
Na hora de escolher a quantidade, é preciso ter um equilíbrio. Se você imprimir poucas unidades, o custo unitário será muito alto. Mas também não vale a pena produzir uma quantidade muito grande de folders porque eles têm um “prazo de validade”. O ideal é que você renove o material anualmente fazendo as modificações necessárias como: novos produtos, alterações ou inclusões de serviços e novos dados de contato.
6. Bloco de notas
Esse é um material bastante útil dentro de qualquer escritório. Eles podem ter diversos tamanhos, desde bem pequenos com 7x7cm até os maiores com 10x15cm (metade de uma folha A4). O importante é que toda folha do bloco de notas traga impresso a marca da sua empresa.
Quando utilizar
Entregue um bloco de notas para cada funcionário e peça para que ele utilize e deixe sobre a mesa de trabalho. Também deixe algumas unidades na sala de reunião, sobre a mesa. Afinal, durante as reuniões, as pessoas sempre precisam realizar algum tipo de anotação.
Dica
Durante uma visita a um cliente, o presenteie com alguns blocos de notas da sua empresa. Além de ser um presente muito simpático, pode ter certeza que muitos clientes vão utilizá-lo e sua marca estará, todos os dias, marcando presença na mesa dele.
Escolha o papel mais adequado
Um cuidado comum que você deve ter com todos esses materiais é o tipo do papel. Eles existem nas mais diversas variedades e espessuras. Com exceção do cartão de visitas e da pasta institucional, o ideal é que você escolha o papel offset, o famoso sulfite. Ele é bem poroso e facilita a absorção de tinta seja da caneta ou da impressora.
Como você não vai escrever nada no seu cartão de visita, ele pode ser feito em um papel diferente, como o couché. Cuide para que ele tenha uma boa gramatura (no mínimo 300g), isso vai garantir que o cartão não fique mole e difícil de manusear. A pasta institucional também precisa ser feita em um papel grosso que pode ser o starlux, o duplex ou o triplex. Os demais materiais podem ter um papel com gramatura menor, entre 90g e 115g.
Quem pode fazer seu kit de papelaria?
A papelaria é a extensão da marca da sua empresa e por isso deve ser desenvolvida com muito cuidado e responsabilidade. Procure por uma empresa de design ou um designer freelancer para desenvolver o kit de papelaria. Nunca esqueça de dar uma olhada nos materiais que eles já criaram para avaliar a qualidade do serviço.
Os melhores fornecedores estão na Tratativa
No site da Tratativa você encontra fornecedores de qualidade que podem realizar esse serviço para você. Você consegue ver o perfil e o portfólio de todos e pode avaliar quais são os mais adequados. Depois disso, basta pedir aos selecionados que enviem proposta de orçamento para você. E o melhor é que você faz várias solicitações de uma só vez, não precisa ficar escrevendo para cada um. Depois é só aguardar os orçamentos chegarem no seu e-mail.